ワークフロー

ワークフローを使用すると、従業員が業務を遂行するために完了するタスクを追跡および分析できます。この記事では、これらのタスクを追跡するためのワークフローを設定する方法と、ワークフローアナリティクスを表示する方法に関するガイダンスを提供します。

ワークフローは、開始点と終了点で構成されます。プロセスが1つのアプリケーションで開始され、別のアプリケーションで終了する場合、アプリケーション全体でそのタスクのワークフローの完了を追跡できます。セグメントを適用すると、場所、チーム、役割などのメタデータ属性に基づいて、特定の従業員グループの行動パターンを表示できます。

タスクが繰り返し実行される場合は、ワークフローを反復的なワークフローとして設定できます。ワークフローを完了するための繰り返しの試行を分析するためのさまざまなグラフを利用できます。

ユースケース

従業員がデジタルツールを使って行う業務は、ビジネスに幅広い影響を与えます。これらのツールを使ってビジネスプロセスを完了することは、具体的な価値があり、収益などのトップレベルのKPIに直接影響を与える可能性があります。ワークフローを使用すると、必要なプロセスを完了している従業員と完了していない従業員を確認し、どこで摩擦が生じているのかを見つけることができます。

福利厚生の登録は、ワークフローで追跡できるビジネスプロセスの一例です。従業員が福利厚生制度に加入するためには、まず人事ソフトウェアから一連の手続きを行う必要があります。

ワークフローには、すぐに完了する必要があるものもあれば、1日または2日かかるものもあります。この例では、福利厚生登録のワークフローを1日以内に完了させることを想定しています。ワークフローの開始から24時間以内に終了した人は「完了」と表示されます。登録を開始したにもかかわらず、期限内に提出しなかった従業員は、「未完了」としてカウントされます。登録を開始していない従業員は、「未開始」としてカウントされます。

ワークフローリスト

ワークフローページのリストには、すべてのワークフローが表示されます。ワークフローを作成していない場合、または既存のワークフローが表示されない場合は、このページで新しいワークフローを作成するように求められます。

 

 

ワークフローのリストは、次の列で構成されるテーブル形式で存在します。

• ワークフロー名。ワークフローに設定された名前。デフォルトの名前は「新しいワークフロー - ［日付@時刻］」で、作成された日時が含まれます。
• 始点のアプリ（Starting App）。 ワークフローが開始されるアプリケーション。
• 終点のアプリ。 ワークフローが終了するアプリケーション。
• タイプ。反復的または単発。
• 作成者。ワークフローを作成したユーザーのユーザーID。
• 作成日。ワークフローが作成された日時。
• 可視性。 ［全員］または［自分のみ］。全員に表示されるワークフローは、すべてのAdoptユーザーのワークフローリストに表示され、誰でも表示、編集、削除できます。
• 最終更新者。ワークフローを最後に更新したユーザーのユーザーID。
• 最終更新日。ワークフローが最後に更新された日時。

ワークフローを作成する

ワークフローを作成するには、［ワークフロー（Workflows）］ページの右上にある［＋新規ワークフローの作成（+ Create New Workflow）］を選択します。これにより、新しいワークフローが作成されて開き、上部の名前を選択して新しい名前を入力することで名前を変更できます。この名前はワークフローリストに表示されます。

 

 

次に、次のワークフロー設定を設定します。

1. ［日付範囲（Date Range）］を選択し、期間を限定してワークフローデータをフィルタリングします。Adoptには、ワークフローデータのフィルタリングで使用できる、事前定義された日付範囲があります。過去7日/14日/30日/60日/90日の選択肢には、当日は含まれません。

2. 分析する従業員のセグメントを選択します。

たとえば、事業開発担当者（BDR）がSalesforce上でどのようにプロセスを完了しているかを把握したい場合は、役割や訪問者IDでBDRをターゲットにしたセグメントを作成します。BDRセグメントを作成したら、［セグメント（segment）］のドロップダウンメニューからそのセグメントを選択できます。

5. ［始点ワークフロー（Workflow Start）］を選択します。 アプリケーションを選択し、次にワークフローを開始するアプリケーション内のページまたはフィーチャーを選択します。

6. ［終点のワークフロー（Workflow End）］ を選択します。アプリケーションを選択し、最大時間が経過する前にワークフローが終了するアプリケーション内のページまたはフィーチャーを選択します。

7. ワークフローの［可視性（Visibility）］を設定します。［自分のみ］を選択すると、他のすべてのAdoptユーザーに対してワークフローは非表示になり、自分だけがワークフローリストで表示できます。［全員］を選択すると、すべてのAdoptユーザーとワークフローを共有します。誰でもワークフローの閲覧、編集、削除が可能です。

8.［保存（Save）］を選択してワークフローを保存および実行し、アナリティクスを表示します。

ワークフローを編集する

関心のあるワークフローを開き、関連するフィルターと詳細を変更して、ワークフローを編集します。変更を行ったら、 ［保存］を選択してワークフローを実行し、アナリティクスを表示します。

ワークフローアナリティクスを表示する

ワークフローリストから既存のワークフローを開いて、そのアナリティクスを表示します。

フィルタ（Filter）

上部のフィルターを使用して、特定のグループの特定の期間における訪問者の完了率と試行率を表示します。

詳細

［詳細（Details）］を展開して、ワークフローの内容を確認します。これらの詳細を変更して、ワークフローアナリティクスに与える影響を確認できます。［保存］を選択してワークフローを実行し、アナリティクスを表示します。

可視化

最初のグラフはワークフローの合計データを示しており、ワークフローの対象となるアクティブ訪問者の合計数と、次の各ステータスの訪問者数が示されています。

• 未開始。ワークフローにカウントされているが、［始点ワークフロー］ページやフィーチャーを利用したことがない訪問者。

• 未完了。［始点ワークフロー］ページまたはフィーチャーを使用したが、最大時間が経過する前に終了しなかった訪問者。

• 完了。時間内に［始点ワークフロー］と［終点のワークフロー］を使用した訪問者。

 

積み上げ棒グラフには、各ステータスのパーセンテージが表示されます。データは、セグメントと日付範囲でフィルタリングされます。ワークフローアナリティクスの対象となる訪問者数は、日付範囲内にワークフロー開始アプリまたはワークフロー終了アプリを利用したセグメント内の訪問者の合計数です。

ワークフローが単発の場合、使用可能な設定は［訪問者の完了（Visitor Completion）］のみです。ワークフローが反復的な場合、グラフには、日付範囲内の［訪問者の完了］または［ワークフローの試行回数（Workflow Attempts）］が表示されます。

 

 

訪問者がワークフローで成功している頻度を把握するために、2つ目のグラフを使用してワークフローの完了率を時系列で確認できます。

ワークフローアナリティクスの2つ目のグラフは、1つ目のグラフのワークフローの総データを、日付範囲の時間間隔で表示します。これらの間隔は、日、週、または月のいずれかにすることができます。可視化の上部にあるドロップダウンメニューを使用して、間隔を調整することができます。日付範囲の長さによっては、使用できない間隔もあります。

また、この可視化を使用して、ワークフローにおけるガイドの影響を追跡し、それがビジネスプロセスの定着化促進に役立ったかどうかを確認し、さらなる介入の必要性を判断することができます。2つ目のグラフの右上にあるドロップダウンメニューから、評価したいガイドを選択します。

注：ガイドの公開日がワークフローの日付範囲内にあるようにしてください。

 

ワークフローを完了した訪問者はピンクで表示されます。ワークフローを開始したが完了していない訪問者は青色で表示されます。ワークフローを開始しなかった訪問者は、これらの指標には含まれません。

単発のワークフローの場合、グラフは累積的であるため、時間の経過とともに完了率と試行率がどの程度増加するかを確認できます。

 

 

反復的なワークフローの場合、グラフ内の各間隔でのワークフローの合計データが詳細な完了率と試行率に分割されます。

 

 

ヒント：ワークフローの試行回数が予想以上に多い場合、訪問者がワークフローに苦戦している可能性があります。ワークフローの試行回数が予想より少ない場合、訪問者がワークフローの開始または終了方法を理解していない可能性があります。

データテーブル

ワークフローのアナリティクスページの下部には、グラフの作成に使用される生データの表があります。列には、［未開始］、［未完了］、［完了］ステータスの値と、完了までの平均時間が表示されます。反復的なワークフローには、完了した平均回数と完了しなかった平均回数も表示されます。

 

 

アクティブ訪問者に関連付けられているメタデータのいずれかによってデータをグループ化し、生データをさらに分解し、役割、部門、またはその他の基準別に完了データを表示できます。

 

 

 

データテーブル内のすべてのデータは、CSVファイルとしてダウンロードできます。また、［列の管理（Manage Columns）］ボタンを使用して列を追加または削除できます。

ワークフロー完了ステータス別のセグメント

ワークフローの完了率の低下は、訪問者が介入を必要とする問題に遭遇していることを示している可能性があります。パスページを使用して、成功した訪問者がワークフローを完了するためにアプリケーション内でたどった「ハッピーパス」を理解できます。

このように、うまくいかなかった訪問者をグループ分けして、そのような訪問者に特定のガイドを示すことで、訪問者が軌道に乗るのを支援することができます。これを行うにはワークフローにアクセスし、目的のワークフローを開きます。ここから、次の手順を実行します。

1. ［ワークフローアナリティクス（workflow analytics）］ページの右上にある［＋セグメントの作成（+ Create Segment）］を選択します。

2. セグメントに名前を付けます。

3. 最初のドロップダウンメニューから［ワークフローの進捗状況（Workflow Progress）］を選択します。

4. 2番目のドロップダウンメニューから該当するワークフローを選択します。

5. 3番目のドロップダウンメニューから［未完了（Incomplete）］または［未開始（Not Started）］を選択します。

6.［セグメントを保存（Save Segment）］を選択します。

その後、ガイドページに移動して、作成したセグメントに表示されるガイドを設計し、ワークフローを完了できるようにすることができます。

このセグメントにガイドを展開した後、ワークフローの2番目のグラフに戻って、［完了］したワークフローの数が増加したかどうかを確認します。2番目のグラフの右上にあるドロップダウンメニューから評価するガイドを選択し、グラフの日付範囲にガイドの公開日が含まれていることを確認します。