ワークフロー

ワークフローを使用すると、従業員が業務を遂行するために完了するタスクを追跡および分析できます。この記事では、これらのタスクを追跡するためのワークフローを設定する方法と、ワークフローアナリティクスを表示する方法に関するガイダンスを提供します。

ワークフローは、開始点と終了点で構成されます。プロセスが1つのアプリケーションで開始され、別のアプリケーションで終了する場合、アプリケーション全体でそのタスクのワークフローの完了を追跡できます。セグメントを適用すると、場所、チーム、役割などのメタデータ属性に基づいて、特定の従業員グループの行動パターンを表示できます。

タスクが繰り返し実行される場合は、ワークフローを反復的なワークフローとして設定できます。ワークフローを完了するための繰り返しの試行を分析するためのさまざまなグラフを利用できます。

ユースケース

従業員がデジタルツールを使って行う業務は、ビジネスに幅広い影響を与えます。これらのツールを使ってビジネスプロセスを完了することは、具体的な価値があり、収益などのトップレベルのKPIに直接影響を与える可能性があります。ワークフローを使用すると、必要なプロセスを完了している従業員と完了していない従業員を確認し、どこで摩擦が生じているのかを見つけることができます。

福利厚生の加入は、ワークフローで追跡できるビジネスプロセスの一例です。従業員が福利厚生制度に加入するためには、まず人事ソフトウェアから一連の手続きを行う必要があります。

ワークフローには、すぐに完了する必要があるものもあれば、数日かかるものもあります。福利厚生の登録の例では、ワークフローが1日以内に完了すると予想される場合があります。ワークフローの開始から24時間以内に終了した人は「完了」と表示されます。登録を開始したにもかかわらず、期限内に提出しなかった従業員は、「未完了」としてカウントされます。登録を開始していない従業員は、「未開始」としてカウントされます。

ワークフローリスト

ワークフローページのリストには、すべてのワークフローが表示されます。ワークフローを作成していない場合、または既存のワークフローが表示されない場合は、このページで新しいワークフローを作成するように求められます。

 

 

ワークフローのリストは、次の列で構成されるテーブル形式で存在します。

• ワークフロー名。ワークフローに設定された名前。デフォルトの名前は「新しいワークフロー - ［日付@時刻］」で、作成された日時が含まれます。
• 始点のアプリ（Starting App）。 ワークフローが開始されるアプリケーション。
• 終点のアプリ。 ワークフローが終了するアプリケーション。
• タイプ。反復的または単発。
• 作成者。ワークフローを作成したユーザーのユーザーID。
• 作成日。ワークフローが作成された日時。
• 可視性。 ［全員］または［自分のみ］。全員に表示されるワークフローは、すべてのAdoptユーザーのワークフローリストに表示され、誰でも表示、編集、削除できます。
• 最終更新者。ワークフローを最後に更新したユーザーのユーザーID。
• 最終更新日。ワークフローが最後に更新された日時。

ワークフローを作成する

ワークフローを作成するには、［ワークフロー（Workflows）］ページの右上にある［＋新規ワークフローの作成（+ Create New Workflow）］を選択します。これにより、新しいワークフローが作成されて開き、上部の名前を選択して新しい名前を入力することで名前を変更できます。この名前はワークフローリストに表示されます。

次に、次のワークフロー設定を設定します。

1. 分析する従業員のセグメントを選択します。

たとえば、事業開発担当者（BDR）がSalesforce上でどのようにプロセスを完了しているかを把握したい場合は、役割や訪問者IDでBDRをターゲットにしたセグメントを作成します。BDRセグメントを作成したら、［セグメント（segment）］のドロップダウンメニューからそのセグメントを選択できます。

 

 

2. ［日付範囲（Date Range）］を選択し、期間を限定してワークフローデータをフィルタリングします。Adoptには、ワークフローデータのフィルタリングで使用できる、事前定義された日付範囲があります。過去7日/14日/30日/60日/90日の選択肢には、当日は含まれません。

 

8.［保存（Save）］を選択してワークフローを保存および実行し、アナリティクスを表示します。

ワークフローを編集する

関心のあるワークフローを開き、関連するフィルターと詳細を変更して、ワークフローを編集します。変更を行ったら、 ［保存］を選択してワークフローを実行し、アナリティクスを表示します。

ワークフローの完了率と試行率を表示する

［ワークフロー］リストから既存のワークフローを開いて、そのアナリティクスを表示します。［ホーム（Home）］タブがデフォルトのビューで、全体的な完了率と試行率が表示されます。

フィルタ（Filter）

上部のフィルターを使用して、特定のグループの特定の期間における従業員の完了率と試行率を表示します。

［ホーム］タブで、セグメントフィルターと日付フィルターの［詳細（Details）］をさらに展開して、ワークフローの内容を確認します。これらの詳細を変更して、ワークフローアナリティクスに与える影響を確認できます。［保存］を選択してワークフローを実行し、アナリティクスを表示します。

 

 

可視化

［ホーム］タブの最初のグラフはワークフローの合計データを示しており、ワークフローの対象となるアクティブ訪問者の合計数と、次の各ステータスの訪問者数が示されています。

• 未開始。ワークフローにカウントされているが、［始点ワークフロー］ページやフィーチャーを利用したことがない訪問者。

• 未完了。［始点ワークフロー］ページまたはフィーチャーを使用したが、最大時間が経過する前に終了しなかった訪問者。

• 完了。時間内に［始点ワークフロー］と［終点のワークフロー］を使用した訪問者。

 

積み上げ棒グラフには、各ステータスのパーセンテージが表示されます。データは、セグメントと日付範囲でフィルタリングされます。ワークフローアナリティクスの対象となる訪問者数は、日付範囲内にワークフロー開始アプリまたはワークフロー終了アプリを利用したセグメント内の訪問者の合計数です。

ワークフローが単発の場合、使用可能な設定は［訪問者の完了（Visitor Completion）］のみです。ワークフローが反復的な場合、グラフには、日付範囲内の［訪問者の完了］または［ワークフローの試行回数（Workflow Attempts）］が表示されます。

 

 

訪問者がワークフローで成功している頻度を把握するために、2つ目のグラフを使用してワークフローの完了率を時系列で確認できます。

ワークフローアナリティクスの2つ目のグラフは、1つ目のグラフのワークフローの総データを、日付範囲の時間間隔で表示します。これらの間隔は、日、週、または月単位で設定できます。可視化の上部にあるドロップダウンメニューを使用して、間隔を調整できます。日付範囲の長さによっては、使用できない間隔もあります。

また、この可視化を使用して、ワークフローにおけるガイドの影響を追跡し、それがビジネスプロセスの定着化促進に役立ったかどうかを確認し、さらなる介入の必要性を判断することができます。2つ目のグラフの右上にあるドロップダウンメニューから、評価したいガイドを選択します。

注：ガイドの公開日がワークフローの日付範囲内にあるようにしてください。

 

ワークフローを完了した訪問者はピンクで表示されます。ワークフローを開始したが完了していない訪問者は青色で表示されます。ワークフローを開始しなかった訪問者は、これらの指標には含まれません。

単発のワークフローの場合、グラフは累積的であるため、時間の経過とともに完了率と試行率がどの程度増加するかを確認できます。

 

 

反復的なワークフローの場合、グラフ内の各間隔でのワークフローの合計データが詳細な完了率と試行率に分割されます。

 

 

ヒント：ワークフローの試行回数が予想以上に多い場合、訪問者がワークフローに苦戦している可能性があります。ワークフローの試行回数が予想より少ない場合、訪問者がワークフローの開始または終了方法を理解していない可能性があります。

データテーブル

ワークフローのアナリティクスページの下部には、グラフの作成に使用される生データの表があります。列には、［未開始］、［未完了］、［完了］ステータスの値と、完了までの平均時間が表示されます。反復的なワークフローには、完了した平均回数と完了しなかった平均回数も表示されます。

 

 

アクティブ訪問者に関連付けられているメタデータのいずれかによってデータをグループ化し、生データをさらに分解し、役割、部門、またはその他の基準別に完了データを表示できます。

 

 

 

データテーブル内のすべてのデータは、CSVファイルとしてダウンロードできます。また、［列の管理（Manage Columns）］ボタンを使用して列を追加または削除できます。

ワークフローのジャーニーを表示する

ジャーニーを使用すると、完了までのパスのコンテキストや視覚情報を得ることができ、プロセスに最も影響を与えたステップにガイドを配置することで時間の節約につながります。ジャーニーを使用すると、ガイドを導入するタイミングや場所、プロセス自体を再設計するかどうかなど、データに基づいたプロセスの意思決定を行うことができます。 次のことが視覚化されます。

• 従業員がワークフロー（プロセス）を完了するために実行する固有の連続したステップ。
• 各ルートに従って完了したワークフローの試行数。
• プロセスを完了するまでの合計時間。
• 各ステップ間の平均時間。

 

ワークフロージャーニーを表示するには、［ワークフロー］リストから既存のワークフローを開き、［ジャーニー（Journeys）］タブを開きます。ジャーニーは、最初から最後までプロセスを完了した従業員のみに焦点を当てています。

フィルタ（Filter）

ワークフローの［ホーム］タブと同様に、上部のフィルターを使用してユーザーのグループとジャーニーの期間を指定できます。

［ジャーニー］タブでは、特定のステップ（ページまたはフィーチャー）を含むジャーニーのみを表示するよう追加で選択できます。必須ステップを指定するには、セグメントと日付フィルターの下にある ［必須項目（Must Include）］ドロップダウンを選択するか、［完了したワークフローのジャーニー（Journeys for Completed Workflows）］ダイアグラムのステップにカーソルを合わせ、星形アイコンを選択します。

 

完了したワークフローのジャーニー

ジャーニーはクロスアプリであり、ワークフロー定義にないアプリを含めることができます。ジャーニーには最大5つのアプリを追加することができます。アプリの追加はワークフローアナリティクスの読み込み時間に影響します。

［トップジャーニー（Top Journeys）］ビューには、次の情報が表示されます。

• 最も一般的（Most common）：プロセスを完了するために、最も一般的に使用されるパス。
• 最少ステップ（Fewest steps）：プロセスの開始と終了の間のステップ数が最も少ないパス。
• 最短（Quickest）：完了時間が最も短いパス。

 

 

注：同じジャーニーが、同時に最も一般的であり、必要なステップが最も少なく、所要時間が最も短い場合があります。

［すべてのジャーニー（All Journeys）］ビューでは、頻度（最高から最低）、完了時間 （最短から最長）、ステップの数（最少から最多）で並べ替えることができます。

 

ページとフィーチャーを選択する

ジャーニーの視覚化に含まれるステップ（ページとフィーチャー）を選択できます。これにより、次のことを把握しやすくなります。

• タスクの完了前にガイドラインを読むなど、特定のステップを実行する従業員の割合。
• 最適ではない、または誤ったステップを実行している従業員の割合。
• 特定のステップで行き詰まっている従業員の割合。
• 従業員が支援を求めたり、サポートチケットを送信したりするためにプロセスを離れる場所とタイミング。

 

ページの右上にある ［ページとフィーチャーの選択（Select Pages and Features）］オプションを使用して、視覚化に含める特定のステップを選択および選択解除できます。スライドパネルのチェックボックスを使用して変更し、右下の［保存］を選択します。

注：ジャーニーで使用できるのは、以前にタグ付けされたページとフィーチャーのみです。タグ付けの手順については、 ［ビジュアルデザインスタジオ（Visual Design Studio）によるタグ付け］を参照してください。

 

ワークフロー完了ステータス別のセグメント

ワークフローの完了率が低下している場合、訪問者が問題に遭遇していて、介入が必要になっている可能性があります。次に、訪問者をグループごとにセグメント化し、これらの訪問者に特定のガイドを表示して、軌道修正を支援することができます。

［ワークフロー（Workflow）］に移動し、目的のワークフローを開きます。ここから、次の手順を実行します。

1. ［ワークフローアナリティクス（workflow analytics）］ページの右上にある［＋セグメントの作成（+ Create Segment）］を選択します。

2. セグメントに名前を付けます。

3. 最初のドロップダウンメニューから［ワークフローの進捗状況（Workflow Progress）］を選択します。

4. 2番目のドロップダウンメニューから該当するワークフローを選択します。デフォルトでは、このセグメントを作成するために開いたワークフローの名前が選択されます。

5. 3番目のドロップダウンメニューから［完了（Complete）］、［未完了（Incomplete）］、［未開始（Not Started）］のいずれかを選択します。

6. 日付範囲を選択します。デフォルトでは、ワークフローのグローバル日付範囲と同じになります。たとえば、ワークフローのグローバル日付範囲が［過去30日間（Last 30 days）］に設定されている場合、ワークフローのセグメントの日付範囲は自動的に［過去の指定期間内（within last）］、［30］、［日（days）］を組み合わせたものになります。

7. ［セグメントを保存（Save Segment）］を選択します。

その後、ガイドページに移動して、作成したセグメントに表示されるガイドを設計し、ワークフローを完了できるようにすることができます。

重要：ワークフローから作成された新しいセグメントの［対象となる訪問者（Eligible Visitors）］の数は、ワークフローの完了指標の［アクティブ訪問者（Active Visitors）］の数とは異なる場合があります。これは、Adoptのグローバルフィルター（セグメントと日付範囲）がワークフローの定義の一部として保存されていないためです。グローバルフィルターバーにカスタムセグメントまたは日付範囲がある場合は、セグメントルールを追加して、セグメントの［対象となる訪問者（Eligible Visitors）］の数をワークフローの完了指標の［アクティブ訪問者（Active Visitors）］と一致させることが必要になる場合があります。

［セグメント（Segments）］ページで作成されたセグメントでは、複数のアプリケーションにまたがり、サブスクリプション内のすべての訪問者が考慮されます。ガイドのセグメントは、1つのアプリケーションが対象です。セグメントがガイドに適用されると、そのアプリケーションの訪問者のみが考慮されます。

このセグメントにガイドを展開した後、ワークフローの2番目のグラフに戻って、［完了］したワークフローの数が増加したかどうかを確認します。2番目のグラフの右上にあるドロップダウンメニューから評価するガイドを選択し、グラフの日付範囲にガイドの公開日が含まれていることを確認します。